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满足流程需求 POS成餐饮系统运作核心
[作者 王明德]   2018年05月21日 星期一 浏览人次: [7386]

POS系统由软体与硬体共同组成,硬体端技术纯熟,不同厂商间的产品差异主要在於品质,但在架构上则大同小异,而软体却有明显分际,由於餐饮型态多元化,市场上并没有一套可以走遍天下的餐饮软体,还是得依据使用者的作业流程稍加调整,才能满足使用需求。


作业系统仍以WINDOWS为主

在进一步分析餐饮型态的差异前,先来了解餐饮软体具备哪些基本功能,早期餐饮业者使用电脑作为收银设备,直到近十年才改成POS终端机,硬体架构的转变,促使软体作业平台由DOS移转至Windows之下,至於同样应用於PC环境中的Linux,受到使用习惯的限制而较不普遍,POS使用者多为一般大众、非专业资讯人员,比较习惯Windows作业环境,即便Linux具备免费、稳定性高等优势,在市场接受度上仍略逊Windows一筹。


对餐饮业者来说,POS是衔接整个运作流程的重要工具,肩负二大重要任务,一为传递与沟通店内不同工作场所间(例如:厨房、吧台)的讯息,另一则是搜集各分店营业资料,将此对应到软体来看,可得知一套POS餐饮软体必需同时满足入席、点餐、制餐、结帐到後端管理等五大使用需求。


入席:桌况/座位管理

餐饮服务流程从入席作业开始,早期业者使用纸张与大头针来管理入席状况,在白纸上约略画出店内餐桌分布状况,用大头针钉住的地方,代表这张餐桌正在使用中,如今则透过POS餐饮软体进行桌况/座位管理。


系统除了显示桌号与人数,还会利用不同色块显示餐桌目前使用状况,例如:已订位、正在使用中、空桌等,当滑鼠移动至餐桌旁时,萤幕上则显示用餐者几点入席、目前上菜状况等详细资讯,这种做法的好处是一旦遇到客满状况、又有人欲上门用餐时,带位者可以透过系统估算出比较精确地等候时间,不会让消费者没有目标地空等。



图1 :  POS餐饮软体必须依据使用者的作业流程稍加调整,才能满足使用需求。(Resource: iChef)
图1 : POS餐饮软体必须依据使用者的作业流程稍加调整,才能满足使用需求。(Resource: iChef)

此外,若遇到订位逾时、超过用餐时间限制等状况,系统还会自动跳出提醒视窗,对提供Table Services服务的餐饮业者来说,这些桌况资讯尤其重要,若是运用得宜,还能进一步提高餐桌利用率。


点餐作业

当用餐者入席後,随之而来的作业自然是点餐,设计点餐菜单时,最重要的概念就是层次化,先列出主要餐点选项,点选後再秀出细项资讯,以综合拼盘这道菜为例,服务生在点餐时,只会先看到「综合拼盘」的选项,按下後才会看到可以选择的菜色,如:鸡、鸭、鱼、虾、沙拉等。


除了菜色选择层次化以外,同一道菜(或饮料)还会有囗味上的分别,例如:葱少一点、不要加辣、牛排七分熟等,至於饮料部份则有去冰、半糖等选择,目前的点餐流程多由服务生手写点餐资讯,再输入至POS点餐系统内,统智文化业务推广主任吴庭安表示,业者可以选择用图片辅助文字叙述的方式,让介面变得更友善、缩减Key单时间。


制餐:厨房控菜系统

在餐饮空间规划上,点餐柜台与厨房多半分处两地,透过POS系统将点餐资讯传送至厨房端,让专事??饪的厨师据此进行作业,通常在厨房端放置的设备为印表机及萤幕,萤幕用来显示待制作的餐点,印表机则列印送餐资讯(如:餐点名称、桌号)。


此时,系统的功用在於整合点餐资讯进行最隹化处理,例如:有二桌客人点了同一道菜,POS系统便会将其归为一类,显示在萤幕上,方便厨师一并??调,藉此加快出菜速度,至於出菜囗控菜人员拿到餐点後,按下印表机列印出菜单据,交由服务生送至客人桌上。


当然,这种做法并非绝对,像鼎泰丰是由厨师统一管理POS终端机与印表机,厨师制作完餐点後,按下萤幕上的出菜键,列印出菜单据贴在菜盘上,再放至出菜囗,由服务生送到客人餐桌上。


至於咖啡、饮料或冰品连锁店,受到空间限制,而将点餐与制餐作业集中到柜台处理,此时POS终端机具备点餐与结帐双重功能,并直接连结标签印表机,用来列印制餐标签(其上有餐点名称、囗味),後台服务人员则依据标签来制作,以饮料连锁店五十岚为例,柜台人员结帐後,将标签贴在杯身,标签上印有饮料名称与甜度(如:正常、半糖等),再交由後台人员制作。


收银结帐

对小型餐饮业者而言,收银结帐作业很简单,只要把当次消费金额加总就可以,但在中大型餐饮环境里,结帐型态却相当多元化,通常会受到促销活动及是否在店内用餐等因素影响。


举例来说,有些餐厅不定期推出本日特餐,以原价打六折的优惠来吸引民众,倘若用餐客人点了本日特餐及一般餐点,其身份又恰巧为VIP会员,可享用餐九折的优惠,那麽结帐单据上就会有二种折扣;又假如客人不在店内用餐,不必加收10%服务费,却需要打包处理,此时单据上所显示的资讯又会不同,此外,某些时候同桌客人要求各付各的,系统就得具备分单功能,按照比例或餐点列印收据(或发票)。


为了让系统可以自动分辨各种状况,在设计时就得有弹性,将上述种种状况考量进去,提供外带外卖品自动不折扣、弹性折扣处理、多桌合并结帐、客人分开买单等功能,如此一来,才能满足客户需求、又可计算出正确的消费总额。


後台管理稽核

所谓後台管理稽核,乃指维持店内营运所需的各种管理功能,例如:营业额统计、各分店营收统计、进出货管理、人员出缺勤管理等,通常以统计报表的方式呈现,且提供各种不同比较类目(如:店别、班别、时段别),方便管理者从不同面向掌握营运状况,对於规模越大、或属於连锁体系的餐饮业者而言,越有仰仗系统进行管理的必要性。


透过POS系统所产生的管理效益相当多,业者建议可由营收汇总报表分析未来一周的主力商品,或是检验促销活动有无成效,若将POS终端机连结刷卡钟,还能管理人员出缺勤状况,一方面确认工读生有无准时到班,另一方面也可以配合营业收入分析人力配置是否恰当。


至於员工权限设定的问题,例如哪些员工有招待客人小菜的权限?哪些人有收银结帐的权利?这些都要透过POS後台管理系统来设定,至於连锁餐饮业者通常还有物流配送及帐务管理的问题,分店依据餐点销售状况产出订货统计表,而总部则是汇总各店订货资讯,产出分店配送统计表。



图2 : 对餐饮业者来说,POS是衔接整个运作流程的重要工具。(Resource: Food News International)
图2 : 对餐饮业者来说,POS是衔接整个运作流程的重要工具。(Resource: Food News International)

另外,业者若欲发行会员卡,後台管理端还会产生会员管理的问题,例如:在B分店申办会员卡的客人,如果到了A分店用餐,A分店系统就得自动连线到总部资料库去读取资料,其实,後台管理系统常因业主管理需求而有所不同,不过,大体而言不脱营业额统计与分析、会计帐务管理、人事薪资管理、以及采购物料管理等四大范围。


市场多变POS需有弹性

吃在台湾文化中占据着举足轻重的地位,这种爱好美食的民族性,促使餐饮业型态变化繁多,单就字面定义来看,餐和饮就是两种不同营运模式;从饮食种类来看,约略可分成日式料理店、中式饭店茶楼、西餐厅、传统小吃与宴席包办等五种变化;若改由收费方式来区分,又有吃到饱、单点计费等两种类型。


面对如此多变的市场,POS软体自然也得跟着有弹性,因此,业者在导入POS系统时,应先明订自身运作流程,将此做为软体功能规划的依据,一来可避免造成小脚穿大鞋的浪费,二来则不怕发生削足适履的窘况,亦即视POS有哪些功能,再改变自己的流程去贴合它。


举例来说,采取自由入座或不提供座位的餐饮业者,不需使用桌况管理功能;至於连锁经营业者,则要特别注重後台管理功能是否健全;若欲提供PDA无线点餐服务者,就得注意PDA版点餐系统的介面是否够友善、无线传输有无死角。


整体而言,营运规模小的餐饮业者,例如手摇杯之类的业者,所使用的软体功能不必太复杂,价格约莫在新台币4~5万元间,这类型业者甚至可以选择租赁式,不必一次买断,只要按月支付使用费即可,至於中大型业者作业程序较复杂,适合功能强大的产品,价格约在10~15万元间。


审慎评估 找到合适软体

在配合规模与作业流程遴选软体之馀,业者最好还要比较软体介面的友善程度,餐饮业人员流动频繁,每当新进人员报到时,企业都得重新教导使用POS系统的方法,如果介面不够友善,延长新人的学习时间,无形中也增加企业的教育训练成本,餐饮业者惟有经过事前审慎评估,才能找到最适合自身使用的软体,从中创造效益。


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